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小規模事業者の領収書の整理術と保存方法

領収書の山

独立起業して困ることのひとつといえば経理関係というのは定番だ。 記帳は会計ソフトを利用するか、税理士に丸投げするとしても、日々溜まる領収書の整理と保存をどうするか。 とりあえずは会計ソフトに入力の終わった領収書は袋に入れておくにしても、法律上、5年から7年の保存期間が定められているため、できれば整理して保存しておきたいところだ。

領収書の保存期間
法人(青色・白色)法人欠損金繰越個人(青色申告)個人(白色申告)
7年9年(平成30年から10年)7年5年

他の帳簿や今後を考えると、法人は10年、個人は7年で一律にした方がよいだろう。

入力の済んだ領収書の整理と保存方法

会計ソフトへの入力が終わった領収書の整理と保存方法については、おもにふたとおりの方法がよく取られているようだ。

  • 日付順に整理し台紙に貼る
  • 袋に入れておく

領収書の電子化も始まっているが、今はまだ手間暇のほうがかかることもあり、紙のままの方が早いだろう。

前者はコピー用紙などに日付を記入し、そこに貼る方法。 後者は封筒やOPP袋、あるいはクリアポケットなどに入れて保存しておくやり方である。

両者を比べると、やや手間はかかるが後々のことを考慮し、やはり基本的には前者をおすすめする。

税理士に依頼しているときでも、たいてい期末は立て込む時期であり、作業を早くするためにも時間のあるときに整理して貼っておくと早い。

それに後日に済んだ領収書を確認することは意外と多い。

会計ソフト上のデータでみても、なんのための支出だったのか忘れてしまうことはよくあることだ。 領収書には支払先や金額以外にも、支払先の住所や電話番号などが記載されているが、会計ソフトにはすべてのデータを入れるわけではないし、領収書を見ることで記憶が刺激され、内容を思い出すこともある。 領収書と会計ソフトに入力してある内容を突き合わせて確認は必須だろう。

さらに振込などは後日、証明として提出したりコピーを取ることがある。

そのことを考えても日付順での整理と保存がベストだ。

もし領収書の枚数が少なく、年間20枚から30枚程度ならば袋への保管でもいいだろう。 だが、ある程度の枚数があるなら、手間をかけても日付順に整理しておく方がなにかと都合がいい。

台紙を使った整理と保存

ここからは個人の経験も踏まえ、日付順での領収書の整理と保存について書いていこう。

台紙は一般的なコピー用紙を利用

台紙は普通のA4のコピー用紙を利用。 今は安価なコピー用紙でも中性紙が基本だろうから、保存時の劣化に関してはあまり心配しなくてもいいだろう。

一般的なコピー用紙として使われる坪量64g/m2程度のものがもっともバランスがよいように思われる。 これより薄いと貼り直しの際に破れやすくなるし、厚ければ丈夫だが1年分ともなれば重量がかさんでしまう。

台紙としてノートを利用する人も多いがあまりおすすめできない。 追加で領収書が出てくることはめずらしいことではないので、やはり差し替えが可能な方がなにかとよい。

台紙は1日で1枚を基本とする。 全体的な枚数が少なければ月単位でも構わないが、1日に1枚しかなくても、コピー用紙の価格を考えれば、日付単位で台紙を用意したほうが効率的だ。 もちろん領収書の受領が多い日で1枚に貼り切れなければ2枚3枚と使用する。

コピー用紙は白紙でもいいが、Word等で罫線を印刷する方が貼りやすい。

右上には必ず年月日を記載しておこう。

普段使用している台紙をPDF形式に変換したものをテンプレート代わりにアップするので、もし作成が面倒ならば印刷して使用してほしい。

領収書A4台紙PDF

台紙への領収書の貼り方

貼り方だが罫線が書かれているなら1行ずつ重ねて貼る。 罫線がなければ、1cm程度はずらして貼る。

領収書が重ならないように貼っていくほうが見通しは良いのだが、大型の領収書があると困ることになる。 1日分の台紙が増えると保存ファイルが分厚くなってしまう。

領収書は糊付けかテープで貼る。 糊付けの場合はテープのりかスティックのりでがよい。

安いセロハンテープや水のりは避けたほうがいいだろう。

安いセロハンテープは耐久性がよくなく変質しやすいため、長期の保存には向かない。 古くなったセロハンテープが黄ばんだ上に固くもろくなってしまうのはめずらしいことではない。 夏に備品のセロハンテープが暑さでやられ、棚の上で変形していたのはとても嫌な思い出だ。

だが、ここ最近のそれなりにしっかりしたセロハンテープではそんなことはないだろう。

水のりは貼った台紙と領収書が乾いたあともブヨブヨになるので、固形のスティックのりや、テープのりの方をおすすめする。

こだわりがないなら貼り剥がしのできるテープをおすすめしたい。 剥がしてコピーを取ることもある がっちり固着させれば剥がれ落ちる心配はないが、やはり剥がせるほうがいい

白のマスキングテープでもよいが、紙に使用することを前提とした再剥離可能なテープがよい。

3M スコッチ はってはがせるテープ

私は3Mの「Scotchはってはがせるテープ」を愛用している。 他のメーカーにも似たようなテープはあるのだが、3Mのこのテープの感触と使い勝手が個人的に好みだった。

このあたりはポストイットのような貼って剥がせるタイプの接着を得意としているメーカーだからだろうか。 だが同社の「はってはがせるスティックのり」は、予想以上に使いづらかったこともあるので、やはり製品によるのだろう。

事務処理をしていると、この手の再剥離可能なテープはなにかと便利に使えるので、領収書の整理保管を除いても、1本持っておくにこしたことはない

ちなみにメンディングテープでは時間が経つと剥がすことが難しくなるので、同等の用途ではあまりおすすめできない。

台紙のファイリングと保存

台紙はファイリングして保存しよう。 2つ穴パンチで台紙に穴を開け、ファイルに綴じ、棚に収納する。

ネット通販の領収書のようにA4に印刷するものは、そのままパンチで穴を開けて一緒にファイルしてしまおう。

現年度はコクヨのリングファイルのように差し替えが簡単にでき、閲覧がしやすいものがいい。

ファイルには付箋や月別インデックスを利用するとわかりやすい。 マルマンのラミネートタグインデックス12ヶ月を使用している。 だが、こうした月別インデックスはお金を出して買わなくても、台紙に使うコピー用紙で月の先頭に付箋を貼ってインデックス代わりにする方が手っ取り早いだろう。

申告が終わればそのまま棚に保管してもいいが、リングファイルは可読性が良い反面、パンチ穴から破れやすいデメリットもある。 長期保存の観点からは、過年度のものはパイプ式ファイルに移し替えることをおすすめする。 パイプ式ファイルは可読性は悪くなるが、書類が破れにくく長期に渡る保管に向いている。

今はコクヨのチューブファイルを使用している。 以前は同社のガバットファイルを使用していたのだが、背表紙が自在に伸びるという特徴が、書類のかさが増えるとかえって安定性を欠いてしまい、変更した。

なお、ひとめでわかるように、基本的に毎年、同系色のカラーを使用することを忘れないようにしたい。